Werken met een Digital Office

Bij een Digital Office denken veel mensen aan een thuiskantoor of mobiel kantoor. Dat is ook logisch, gezien de huidige situatie wereldwijd. Veel mensen werken digitaal en op een andere locatie dan kantoor. Maar de implicaties van een Digital Office zijn veel breder. Bij Digital Office gaat het om de digitalisering van het dagelijkse werk. Denk aan het digitaliseren van documenten, gegevens en processen. Het digitaliseren van dagelijks werk heeft veel voordelen. Werknemers werken samen aan dezelfde projecten vanuit verschillende locaties, documenten en processen. Op deze manier voldoet men aan de normen en standaarden, waarbij klantrelaties digitaal worden beheerd zonder dat de kwaliteit verloren gaat. 

Digitalisering door COVID-19

Door de huidige situatie rondom COVID-19 en alle maatregelen die daarbij horen, zijn veel bedrijven geïnteresseerd in het Digital Office-concept. Deze pandemie versnelt de verspreiding van het digitale kantoor. Ook maakt het iedereen bewust van de noodzaak van digitaal werken. Zo helpt het verdere verspreiding van virussen te voorkomen en het geeft een boost aan een efficiënte dagelijkse werkroutine. Voor deze pandemie deden veel bedrijven het goed en velen hadden te weinig middelen om digitaal te werken. Er was eigenlijk ‘geen tijd om efficiënt te zijn’. Daarom is het intrigerend om te zien dat er een stroomversnelling is op het vlak van digitalisering. De overgang van analoge processen naar een Digital Office zorgt voor een verhoogde efficiëntie. Zeker in combinatie met het versterken van operationele processen tussen afdelingen, filialen en externe partijen zoals klanten, leveranciers en zakenpartners. 

De rol van CRM in de digitalisering

Het onderhouden en opbouwen van zakenrelaties is cruciaal voor het beheren van het contact met klanten, wederverkopers en leveranciers. Door het opbouwen en onderhouden van relaties behoud je hen als zakelijke partners voor de lange termijn. 

Customer Centricity vraagt om focus op de klant en het creëren van positieve ervaringen voor de klant. Door het beheer van klantrelaties te digitaliseren, kunnen bedrijven wensen en behoeften van klanten vastleggen en hierop inspelen. Het doel is het genereren van toegevoegde waarde, voor uw klant én voor uw bedrijf. Zo zorgt u voor duurzaam succes. 

Digitaal klantcontact

Digitalisering betekent niet dat persoonlijke interactie met de klant wordt geëlimineerd. De focus van digitalisering ligt op het ondersteunen van medewerkers bij de interactie en samenwerking met relaties zoals klanten, wederverkopers en leveranciers. 

Werknemers zullen in de toekomst steeds meer gebruik maken van digitale assistenten zoals een ‘customer centricity systeem’. Digitale assistenten die meedenken en u herinneren aan belangrijke data, deadlines, vergaderingen en advies geven over vervolgstappen zoals een verkoopkans of aanbeveling van een specifieke interactie met een klant. Zo wordt het werken eenvoudiger doordat alle informatie wordt samengebracht. Interpersoonlijk, menselijk contact speelt een fundamentele rol. Digitalisering vervangt dus geen direct contact. Digitalisering gebruikt automatisering om vrijheid en flexibiliteit te bieden bij het verzamelen van informatie, met als basis interpersoonlijke betrokkenheid.

Digitaliseren en gegevensbescherming

Gegevens over bijvoorbeeld klanten, producten, patenten en nog veel meer, behoren tot de meest waardevolle activa van een bedrijf. Het veiligstellen en beschermen van deze data is essentieel. Ondanks dat de informatie voor medewerkers altijd beschikbaar en toegankelijk is, moet de bescherming altijd gegarandeerd zijn. Het is van groot belang om een veilige digitale infrastructuur te hebben. Kwaliteitszegels en gegevensbeveiligingcertificaten bieden een goede basis voor validatie. Deze leveranciers zorgen dat hun datacenters voldoen aan hoge beveiligingsnormen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is relevant in termen van betrouwbaarheid van de leverancier en is een indicator voor bedrijven over hoe, waar en op welke manier gegevens worden opgeslagen. Zo wordt duidelijk hoe privacygevoelige informatie wordt beschermd tegen ongeoorloofde toegang van derden. 

Digitalisering zal een belangrijke mijlpaal blijven op de weg naar het optimaliseren van de bedrijfsvoering en het behalen van duurzaam succes. Systemen zoals CRM/XRM helpen hierbij. Kortom, een Digital Office biedt een breed scala aan mogelijkheden die benut moeten worden.